Las claves para hacer agilidad en remoto

Si bien llevamos ya un tiempo hablando del entorno VUCA, creo que nadie hasta ahora se había planteado una situación como la que ha generado el COVID19. Más VUCA que nunca, esta situación nos ha obligado a reogranizarnos, trabajar desde casa y entontar las formas de ser más productivos en un entorno que no es el habitual para ninguno de nosotros.

Para mantener el empleo y los modelos de negocio, muchas empresas han optado por recurrir al teletrabajo, una práctica que puede ser muy efectiva si ponemos en marcha una serie de prácticas muy utilizadas habitualmente en los equipos que trabajan con metodologías ágiles. En Built Agile hemos hecho una recopilación de las prácticas que solemos hacer a diario en nuestro equipo de trabajo:

1. Establecer unos objetivos claros. Desde la propia organización y a través de los managers o personas responsables de cada equipo, se deben trasladar con claridad los objetivos a cumplir por parte de cada empleado, especialmente trabajando en remoto. Acciones como marcar objetivos diarios o semanales y realizar listas de tareas (lo que conocemos como Backlog en Agile) serán de gran utilidad para evitar el bloqueo y la sensación de no saber hacia dónde vamos.

1. Reuniones de equipo. Para mantenerse conectado incluso trabajando en remoto, es importante establecer protocolos de comunicación. En los entornos de metodologías ágiles existen una serie de reuniones o meetings que pueden servir a cualquier organización que empiece a trabajar con equipos en remoto:

- Reuniones quincenales/mensuales (Sprint): imprescindibles para marcar los objetivos y el plan de trabajo de la siguiente iteración.

- Reuniones diarias (Daily meeting), que se realizan preferiblemente por la mañana y que deben tener una corta duración (unos 10 min). En esta reunión matutina, podemos comentar cada integrante del equipo qué hicimos ayer, qué tenemos previsto para hoy, si tenemos algún bloqueo en alguna tarea, si necesitamos algo de algún compañero… Esta reunión no es banal, ya que nos puede reducir muchas llamadas y correos electrónicos durante el día, haciendo al equipo más eficiente. Además, nos sentiremos más acompañados si no estamos acostumbrados a trabajar en remoto

- Reuniones semanales o (weekly meeting), con una duración algo mayor, y que nos permitan revisar el estado de los objetivos, grado de avance del trabajo, posibles cambios en la organización…

- Review y Retro: reuniones para revisar lo conseguido y posibles mejoras del equipo y de los procesos realizados.

Para este tipo de reuniones, existen diversas herramientas que permiten la conexión de varias personas como Skype o Hangouts Meet de Google

2. Herramientas de comunicación. Actualmente existen muchas herramientas de comunicación que nos pueden facilitar el trabajo en remoto.

- Existen herramientas como slack, la alternativa inteligente al correo electrónico y que permite tener conversaciones organizadas, canales abiertos y cerrados de conversaciones, notificaciones… Tiene una versión gratuita bastante útil, aunque sólo guarda las conversaciones durante un tiempo. No obstante, es una gran herramienta de comunicación directa en la empresa, con opción de escritorio y aplicación móvil.

- Tal y como hemos comentado, existen diversas herramientas que permiten la conexión de varias personas como Skype o Hangouts Meet de Google

- Por supuesto, no podemos olvidar el teléfono, pues esta vía de comunicación es muchas veces más efectiva que el correo o la mensajería instantánea y evita malos entendidos de la comunicación por escrito. Además, nos da inmediatez cuando debemos resolver un bloqueo para poder seguir trabajando.

3. Gestionar y medir los procesos de trabajo

Existen diversas herramientas para la gestión de los proyectos y procesos gestionados con metodologías ágiles. Para trabajar Scrum existen multitud de herramientas, entre las que podemos destacar:

- Trello. Sus tarjetas, listas y tableros permiten organizar y priorizar los proyectos de forma amigable, flexible y provechosa. Trello se puede utilizar creando diferentes fases para las tareas (To Do, Doing, Done, Blocked, por ejemplo), teniendo un entorno compartido de trabajo entre todos los compañeros y pudiendo asignar responsables a cada tarea, añadiendo comentarios, archivos adjuntos, fechas de vencimiento y mucho más.

Además, tiene multitud de power-ups que nos permiten establecer gráficas de seguimiento de la productividad en los proyectos.

Definitivamente, una buena herramienta de trabajo con una versión gratuita bastante completa.

- Kantree: muy similar a Trello, permite tener entornos multi-proyecto y medir el avance de la productividad del equipo.

4. Establecer una rutina cada jornada. A veces, cuando no estamos acostumbrados a trabajar desde casa, nos cuesta adaptarnos a una rutina de trabajo. En este caso, es aconsejable establecer, si es posible, una zona de trabajo donde podamos concentrarnos. Además, debemos establecer unos horarios, unas ventanas de coincidencia con el resto del equipo para las reuniones “formales” previamente pactadas (daily, weekly, etc) y también informales, de manera que acordemos que en estas ventanas de coincidencia todos estemos conectados.

Con todo esto, podemos establecer un entorno y unas pautas de trabajo para que trabajar desde casa – en remoto - sea más sencillo y con mejores resultados.